چهارده نکته کلیدی در جذب و نگهداری منابع انسانی

همیشه توانایی نگهداری نیروها در یک سازمان یکی از بزرگترین دغدغه های مدیران بوده است. مدیران اغلب در وفادار نمودن پرسنل به سازمان خود ناتوان هستند و این در حالی است که همواره بزرگترین سرمایه هر سازمان، نیروی انسانی آن است و متاسفانه بسیاری از سازمان های ایرانی در نگهداری و حفظ این سرمایه ناکام هستند. جهت رفع این مسئله و بالا بردن توان مدیران ارشد برای حفظ کارمندان، در این مقاله به ذکر نکاتی پرداخته می شود که رعایت آن ها می تواند کمک شایانی به مدیران و مسئولان منابع انسانی در سازمان های مختلف ارائه دهد. با رعایت این 14 نکته ی کلیدی که همگی با حرف «پ» آغاز شده اند، خواهید توانست مدیریت بهتر و کارآمدتری داشته باشید. 

1- پلن
شما به عنوان مدیر و تصمیم گیرنده قبل از هر عملی، نیاز به یک پلن و نقشه راه دارید. به این معنا که باید قبل از جذب نیرو بدانید که به چند نفر و با چه شرح وظایفی و چه هدفی نیاز دارید. 

2- پذیرش
پس از مشخص شدن اهدافتان برای داشتن یک تیم کاری، باید به گزینش و جذب نیرو بپردازید. این مرحله با نوع نیازتان به آن نیرو تعریف می شود و مراحل پذیرش با توجه سمت مورد جذب، پایه گذاری خواهد شد.

3- پالایش
در این مرحله و بعد از جذب نیرو، باید به پاکسازی افکار اشتباه و غلط در مورد سمت کاری افراد بپردازید. این مرحله تا پایان زمان همکاری ادامه دارد و لازم است توانایی این را داشته باشید تا بتوانید تصورات اشتباه و نا درستی که پرسنل شما نسبت به کار خود دارند را از بین ببرید.

4- پرورش
بعد از پالایش و آماده کردن افکار مستعد، نوبت به آموزش و پرورش کارمندان در راستای اهداف مورد نیاز می رسد. لازم است بدانید که استفاده از موقعیت های آموزشی برای به موفقیت رسیدن کارمندانتان که در نهایت به موفق شدن سازمان شما منجر می شود، اهمیت اساسی دارد.

5- پردازش
قطعا مجموعه هایی که توانایی بررسی دقیق عملکرد نیروهای خود را دارند، می توانند موفق تر و کنترل شده تر عمل کنند. این مرحله اگر همراه با رفتاری منطقی باشد، قطعا می تواند روحیه جنگجویی و رقابت را برای نفرات تحت مدیریت شما به همراه داشته باشد.

6- پرسش
در طول همکاری با افراد در سازمان خود، باید بصورت مستمر جلساتی را برگزار نمایید تا نیروها پرسش های ذهنی خود را مطرح نمایند و حتی خود شما سئوالاتی را در راستای پرورش ذهنی کارمندان از آن ها بپرسید. هر چه کار و وظایف افراد را مشخص تر و واضح تر به آن ها تفهیم کنید، راندمان کاری بهتری خواهید داشت.

7- پاسخ
همیشه باید پاسخگوی سئوالات و دغدغه های نیروهای خود باشید و پاسخ های آن ها را پیرامون سئوالاتی که ممکن است برای ایشان پیش بیاید داشته باشید. قدرت پرسش و پاسخ را در ذهن آن ها پرورش دهید تا در برابر سئوالات مشتریان جبهه نگیرند و یا برخورد تهاجمی نداشته باشند. به این ترتیب با پرورش و ایجاد یک سیستم فکری خلاق برای کارمندان خود، در نهایت به نفع سازمان خود عمل کرده اید.

8- پرداخت
یکی از بزرگترین معضلات سازمان های اقتصادی ایرانی، عدم پرداخت های به موقع و منظم و مکفی مختلف از جمله حقوق و مزایا به کارمندان تحت مدیریت خود است. واضح است که این موضوع همیشه باعث نارضایتی و عدم ماندگاری نیروها در یک سازمان می شود و به همین دلیل، امکان از دست دادن نیروهای تخصصی بیشتر خواهد شد. به طور مثال یکی از بزرگترین مجموعه های تولیدی شوینده در ایران که تبلیغات میدانی وسیعی نیز دارد حدود سه ماه است که حقوق اغلب پرسنل خود را نپرداخته است و قطعا این نوع رفتار نتیجه ای جز ضربه زدن به پیکره خود مجموعه را در پی نخواهد داشت.

9- پاداش
علاوه بر پرداخت به موقع حقوق و مزایای کارمندان، ارائه ی پاداش در مقابل امور مثبت و پیش رونده کارمندان و یا تشویق آن ها به انجام چنین اموری، برای آن ها پاداش در نظر بگیرید.

10- پژوهش
نیروهای خود را در امور تحقیقی و پژوهشی نیز دخیل نمایید. جهت آموزش بهتر آن ها نیز می توانید کارمندان خود را در تیم های تحقیقاتی تقسیم نمایید تا هم با یکدیگر روابط بهتری پیدا کنند و هم حس کارهای تیمی در آن ها به وجود بیاید و زنده بماند.

11- پرستیژ
شخصیت دهی و شخصیت پردازی شما قطعا به کارمندان شما وجه و اعتبار می پردازد و آن ها را به ادامه راه حتی با وجود کاستی هایی جزئی، دلگرم می کند.

12- پادشاهی
حس پادشاهی را در کارمندان خود بیدار نمایید تا بدانند در هر قسمتی که مشغول به کار هستند، مانند پادشاه آن قسمت به حساب می آیند. کارمندان شما باید بدانند که وجودشان برای سازمان مهم است و ارزشی که به وجود آن ها داده می شود، در نهایت به بهای واقعی آن ها مربوط می شود.

13- پشتوانه
نفرات خود را به نحوی پالایش کنید و پرورش دهید که آموزش هایی که از طرف سازمان به آن ها ارائه می شود را به عنوان پشتوانه فردای خود بدانند و از آن استقبال کنند. کسب تجربه در سازمان خود را تبدیل به بهایی بی نظیر در نزد کارمندان خود تبدیل کنید.

14- پرستش
زمانی می توانید به نیروهای کاری خود اعتقاد به سازمان و کارشان را آموزش دهید و به مرحله پرستش برسانید که خودتان نیز پرستش را فراگرفته باشید. در بسیاری از سازمان ها مدیران به طور مرتب بر این نکته تاکیید می کنند که کارمندان باید شرکت را «شرکت خودشان بدانند» و همچون مایملک شخصی برای آن دلسوزی و تلاش کنند، اما این نکته تا زمانی که خود مدیران این نکات را به طور عملی رعایت نکنند، در عمل کارمندان تاثیری نخواهد داشت و چه بسا آن ها با دیدن این نکته که اصول مطرح شده توسط مدیران از جانب خود آن ها نیز رعایت نمی شود، نسبت به کار خود بی علاقه و دلسرد شوند.

سه اصل کلیدی در طراحی مصاحبه شایستگی محور

یکی از انواع مصاحبه‌های ساختار یافته، مصاحبه مبتنی بر شایستگی یا مصاحبه‌های رفتارمحور است، که قابلیت پیش بینی بالاتر عملکرد آتی متقاضی شغل را نسبت به مصاحبه‌های رایج داراست. مصاحبه های شایستگی محور نظام مند بوده و هر پرسشی شایستگی خاصی را هدف قرار می دهد. از کاندیداها پرسش هایی پرسیده می شود که مربوط به رفتارشان در شرایط خاصی است و ایشان باید با مثالهای واقعی جواب دهند. مصاحبه کنندگان آنگاه با پرسیدن سؤالاتی در مورد توضیحات مشخص شده در مورد رفتار یا مهارت کاندیدا، عمیقتر می شوند.

تمام مصاحبه های شایستگی محور بر سه اصل کلیدی استوار است که لازم است در طراحی این مصاحبه، به آن ها توجه کنیم:

اصول طراحی مصاحب شایستگی محور

1- تنها پرسش‌های مرتبط با شغل مورد نظر را طرح کنید.
پرسش‌های درست و مناسب مطرح کنید به طور مثال طرح پرسش درباره کار تیمی از متقاضی شغل فروش که قرار است همه وقت خود را صرف ملاقات با مشتریان کنند و وظیفه‌ای برای کار با همکاران خود ندارد نامناسب است. همچنین پرسش درباره مهارت‌های رهبری از متقاضی شغلی که قرار نیست به پست‌های مدیریتی و رهبری انتقال یابد بی‌فایده است. یعنی در یک مصاحبه شایستگی محور می بایست بدانید دنبال سنجش چه شایستگی‌هایی هستید.
اکثر پرسش‌های طرح شده توسط شما درباره مهارت‌ها، تجربیات و انگیزه متقاضی برای انجام شده مورد نظر باشد مواظب باشید مسیر مصاحبه به موضوعاتی نظیرمسائل خانوادگی روابط بین کار شخصی و مانند آن منحرف نشود البته چند دقیقه خوش و بش در آغاز مصاحبه می‌تواند به احساس راحتی مصاحبه‌شونده کمک کنند.

 

2- بیشتر پرسش‌های شما باید بر تجربه گذشته متقاضی متمرکز باشد.
اصل کلیدی مصاحبه شایستگی محور این است که رفتار گذشته فرد، دقیق ترین پیش‌بینی کننده موفقیت او در شغل آینده است. بخش اعظم مصاحبه باید از پرسش‌هایی با افعال زمان گذشته ساخته شده باشد که موقعیت‌های واقعی و عملی تجربیات متقاضی را مورد پرسش قرار دهد. مثلا

* مثالی از شرایطی را ارائه دهید که در آن شما...
*درباره پروژه ای صحبت کنید که شما...

به خاطر داشته باشید که رفتار گذشته مهم‌ترین و بهترین پیش بینی کننده عملکرد آینده متقاضی در شغل جدید است. این واقعیات طی چندین دهه پژوهش توسط افراد دانشگاهی و مجریان فعال در تعداد زیادی از سازمان‌ها، به اثبات رسیده است. این واقعیت به قدری مهم است که بنیان و اساس کل مفهوم مصاحبه شایستگی‌محور یا رفتار‌محور است.

3- هماهنگ و با ثبات عمل کنید.
مصاحبه موثر و کارآمد مصاحبه‌ای است که در آن از همه متقاضیان پرسش‌های کم و بیش یکسانی و به ترتیب یکسان پرسیده می‌شود تا همه آن‌ها در یک فرآیند هماهنگ و منصفانه شرکت کنند. شروع کار با فهرست مشابهی از سوالات، نه تنها هماهنگی و کارآمدی مصاحبه را تقویت می‌کند، بلکه فرآیند مصاحبه را برای مصاحبه کننده تازه کار و مصاحبه شونده عصبی آسان‌تر می‌سازد.
مصاحبه شایستگی محور کاملا با مصاحبه مبتنی بر بیوگرافی که در گذشته کاملا مشهور و متداول بوده، تفاوت دارد. در مصاحبه بیوگرافی محور، مصاحبه کننده وضعیت متقاضی را از طریق رزومه وی مورد بررسی قرار می‌دهد و پرسش‌هایی درباره مشاغل مختلف، دلایل تغییر این مشاغل، موضوعات لذت بخش یا نارحت کننده برای او و مانند آن مطرح می‌کند، به هر حال، پژوهش‌ها نشان می‌دهد که طرح چنین پرسش‌هایی به ندرت به مصاحبه کننده اجازه می‌دهد که متقاضیان قوی و ضعیف را از یکدیگر تشخیص دهد.
به بیان دیگر: مصاحبه بیوگرافی محور بر پایه گفته‌های متقاضی در رزومه خود ساخته می‌شود. در حالی که مصاحبه شایستگی محور، برعکس، بر پایه پرسش‌هایی ساخته می‌شود که شما به عنوان مصاحبه کننده تصمیم می‌گیرید از متقاضی بپرسید و در نتیجه این مصاحبه ابزار بسیار قدرتمندتر و مفیدتری جهت شناخت متقاضی مناسب در اختیار شما قرار می‌دهد.

منابع:

کتاب مصاحبه گری و استخدام موفقیت آمیز/ راب یئونگ

نقش مدیران در آموزش و توسعه کارکنان

 

آموزش باید منجر به تغییر رفتار شود تا آن را اثربخش بدانیم. برای اثربخش کردن آموزش ضروری است مدیران مستقیم را بیش از پیش در این فرایند، درگیر کنیم. مدیران مستقیم قبل از آموزش کارکنانشان باید:

- هدف از آموزش را بصورت دقیق و روشن برای کارمندی که او را به آموزش میفرستند، تبیین و تشریح کنند.
- به کارمند بگویند: چرا او را برای این دوره یا برنامه خاص آموزشی انتخاب کرده اند و این آموزش چه ربطی به کارمند و چه نفعی برای او دارد.
- آنچه را که انتظار دارند کارمند در دوره آموزشی کسب کند و همراه خود به سازمان بیاورد - همانند سوغاتی که از مسافر یک سفر انتظار داریم - به او سفارش دهند تا بتوانند بعد از سفر (آموزش) از او مطالبه کنند.
  
📌مدیران مستقیم بعد از اتمام دوره آموزشی هم باید 3 سئوال را از کارمندی که آموزش دیده است، بپرسند:

1- چه آموخته ای؟
2- بر اساس آنچه آموخته ای، میخواهی چه کار جدیدی را آغاز کنی یا چه تغییری را در نحوه انجام کارت بوجود بیاوری؟
3- از من بعنوان مافوقت چه اختیار، امکان، فرصت یا حمایتی را میخواهی که تغییر مورد نظرت را تمام و کمال به نتیجه برسانی؟

🌀به نظر شما اگر هر مدیر مستقیمی این کارها را قبل و بعد از آموزش کارکنانش انجام دهد، آموزش ها اثربخش تر و مفیدتر نخواهند بود؟